Информация в управлении шпора
Описание файла
Файл "Шпоры - Информационные технологии управления" внутри архива находится в папке "Ответы (шпаргалка)". Документ из архива "Ответы (шпаргалка)", который расположен в категории "к экзамену/зачёту". Всё это находится в предмете "информационные технологии управления" из седьмого семестра, которые можно найти в файловом архиве РТУ МИРЭА. Не смотря на прямую связь этого архива с РТУ МИРЭА, его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "к экзамену/зачёту", в предмете "информационные технологии управления" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "Шпоры - Информационные технологии управления"
Текст из документа "Шпоры - Информационные технологии управления"
Понятие информации, виды, свойства.
Информация - это настолько общее и глубокое понятие, что его нельзя объяснить одной фразой. В это слово вкладывается различный смысл в технике, науке и в житейских ситуациях.
Информация — сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информационные системы (живые организмы, управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы.
Информация может существовать в виде:
текстов, рисунков, чертежей, фотографий;
световых или звуковых сигналов;
электрических и нервных импульсов;
жестов и мимики;
запахов и вкусовых ощущений;
хромосом, посредством которых передаются по наследству признаки и свойства организмов, и т. д.
Информация обладает следующими свойствами:
краткость и т. д.
Информационное общество. Информационный кризис.
Информационное общество – теоретическая концепция постиндустриального общества, историческая фаза возможного развития цивилизации, в которой главными продуктами производства становятся информация и знания.
Отличительные черты:
Увеличение роли информации и знаний и ИТ.
Возрастание числа людей занятых ИТ, коммуникациями и производством информационных продуктов и услуг.
Создание глобального информационного пространства.
Нарастающая информация общества с использование телефонии, радио, телевидения, сети интернет, а так же традиционных и электронных СМИ.
Информационный кризис - это сложный социально-экономический процесс и поэтому подобрать количественные характеристики для его описания достаточно сложно.
Понятие системы и ее свойства.
Система – это объективное единство закономерно связано друг с другом предметов, явлений, сведений, а так же знаний о природе, обществе и т.д.
Основные признаки системы
- целостность и делимость
- наличие устойчивых связей
- эмерджентность – предполагает наличие таких качеств, которые присущи системе в целом, но не свойственны, ни одному из её элементов в отдельности.
Наличие интегрированных качеств показывает, что свойства системы хотя и зависят от свойств элементов, но не определяются ими полностью. Отсюда можно сделать выводы:
система не сводится к простой совокупности элементов;
расчленяя систему на отдельные части, изучая каждую из них отдельности, нельзя познать все свойства системы в целом.
Информационная система. Классификация.
ИСУ – это совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенных для обработки информации и принятии управленческих решений.
по уровню государственного управления:
ИС федерального значения (решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления, и функционирует во всех регионах страны)
территориальные ИС (предназначен для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории)
муниципальные ИС (функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки, экономических, социальных, хозяйственных прогнозов местных бюджетов контроля и регулирования деятельности их звеньев социально-экономических областей города, административного района и т.д.)
область функционирования экономического объекта:
ИС сельского хозяйства
по видам процессов управления:
ИС организационного управления (бухгалтерский учет, управление персоналом, планирование, анализ)
по степени автоматизации информационных процессов:
Информационные технологии. Классификация.
ИТУ – это процесс использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.
по степени централизации технологического процесса:
централизованные (обработка информации производится на центральном сервере)
децентрализованные (основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста)
комбинированные (характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на рабочих местах пользователей с использованием совместных баз данных)
по типу предметной области:
по степени охвата задач управления:
автоматизация функций управления
поддержка принятия решений с использованием ИТ
по классам реализуемых технологических операций:
различные программы (Word, excel, access)
Информационное обеспечение.
Информационное обеспечение – совокупность проектных решений по объему, размещению, формам организации информации, циркулирующие в ИС. Информационное обеспечение бывает:
внемашинные (системы показателей, системы классификации, системы документооборота)
внутримашинные (банк данных, база данных, хранилище данных и база знаний)
Лингвистическое обеспечение. Математическое обеспечение.
Лингвистическое обеспечение – включает в себя языки моделирования, языки для описания структурных единиц информационной базы. С помощью лингвистического обеспечения осуществляется общение человека с машиной.
Математическое обеспечение – совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации используемых при решении функциональных задач и в процессе автоматизации проектировочных работ.
Техническое обеспечение. Организационное обеспечение.
Техническое обеспечение – комплекс технических средств (технические средства сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения информации), обеспечивающие работу ИТ.
Организационное обеспечение – это комплекс документов, составленный в процессе проектирования ИС утвержденный положенный в основу эксплуатации. Определяет взаимодействие работников управленческих служб и технологического персонала ИТ с техническими средствами и между собой.
Программное обеспечение.
Программное обеспечение – программы реализующие функции и задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу в комплексе технических средств. Программное обеспечение делится на:
общесистемные программы (рассчитаны на широкий круг пользователей и предназначены для организации и вычислительного процесса и выполнения часто встречающихся вариантов обработки информации)
специальные программы (используются для конкретного функционального назначения)
Правовое обеспечение. Эргономическое обеспечение.
Правовое обеспечение – правовые нормы, регламентирующие правоотношения при создании и внедрении ИС и ИТ. Включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика. Лицензии на использование вычислительной и телекоммуникационной техники и других технических средств, а так же программного обеспечения.
Эргономическое обеспечение – совокупность методов и средств используемых на разных этапах разработки и функционирования ИС и ИТ, предназначенных для создания оптимальных условий высококачественной, эффективной и безошибочной деятельности человека в ИТ.
Бизнес-инжиниринг
Бизнес-инжиниринг – выполнение комплекса проектирования работ по разработке методов и процедур управления бизнесом, когда без изменения принятия структуры управления в организации достигает улучшение и её финансового положения.
Цель является обеспечение менеджеру более благоприятных условий для работы для достижения эффективного производства, а значит и повышения прибыльности организации за счет снижения себестоимости проектирования работ, сокращение внутренних затрат, повышение профессиональной подготовки, ответственности и т.д.
Бизнес-процесс – целостное описание основных видов деятельности организации и их проекция на организационные структуры с учетом развития взаимодействия между участником во времени.
Реинжиниринг бизнес-процессов. Свойства реинжиниринга
Ре-инжиниринг – фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес процессов для достижения существенного улучшения в таких ключевых для бизнеса показателях результатов, как затраты, качества, уровень обслуживания и оперативность.
Свойства ре-инжиниринга:
пренебрежение действующими системами, структурами и процедурами компании и радикальное изменение способов хозяйственной деятельности;
приведение к значительным изменениям показателей деятельности организации.
Участники реинжиниринговой деятельности и их функции.
1 из высших менеджеров фирмы который возглавляет ре-инжиниринговую деятельность, создает общий дух новаторства, организует проект ре-инжиниринга.
Управляющий комитет состоит из членов высшего руководства фирмы, лидера ре-инжиниринга, и менеджером процессов.
согласование целей и стратегического ре-инжиниринга
решение конфликтных ситуаций
Менеджер, осуществляющий оперативное руководство ре-инжиниринга.
разработка методик и инструментов решения
обучение и координация владельцев процессов
помощь в организации рабочих команд
Менеджеры процессов – ответственный за обновление отдельного делового процесса. Менеджер формирует команду для перестройки данных процесса и обеспечения условия для её работы.
Наблюдает и контролирует за отдельным деловым процессом.
Рабочая команда ре-инжиниринга. Группа работников фирмы, а так же внешние участники, осуществляющие непосредственную работу по ре-инжинирингового конкретного процесса.
Процесс ре-инжиниринга базируется на 2х основных понятиях:
будущий образ фирмы
модель существующего бизнеса
Этапы процесса реинжиниринга
Формируется желаемый образ фирмы в рамках разработки стратегий фирмы, её основных ориентиров и способов их достижения
Создается модель реального бизнеса фирмы
Воссоздается система действий, работ, при помощи которой фирма реализует свои цели.
Проводится детальное описание и документация основных операций компании, оценив их эффективность.
Разработка модели нового бизнеса. Происходит перепроектирование текущего бизнеса – прямой ре-инжиниринг.
Для создания модели обновленного бизнеса осуществляются следующие действия:
перепроектирование выбранного хозяйственного процесса;
создание более эффективных рабочих процедур определенной технологии и способов их применения;
формируются новые функции персонала;
создаются информационные системы необходимые для осуществления ре-инжиниринга.
Внедрение модели нового бизнеса в хозяйственную реальность.
Контроллинг. Функции, инструменты
Контроллинг – управляющая концепция, которая охватывает все сферы деятельности предприятия, финансы и учет, менеджмент и маркетинг, интегрируя и координируя деятельность разных служб для достижения оперативных стратегических целей.
Широкая информатизация всех сфер жизнедеятельности общества принципиально изменяет роль информации и информационных технологий в управлении социальным и экономическим развитием страны. От масштабов и качества использования информационных технологий в профессиональной деятельности специалистов во многом зависят уровень экономического и социального развития общества, его интеграция в мировую экономическую систему.
Информационные технологии расширяют возможности эффективного управления, поскольку предоставляют в распоряжение менеджеров, финансистов, маркетологов, руководителей производства новейшие методы обработки и анализа экономической информации, необходимой для принятия решения.
Бурное развитие информационных процессов вызвано изменениями в подходах к оценке роли информации в политической и экономической жизни страны. Наше общество стало открытым, возросли требования к потребляемой им информации, которая должна быть актуальной, достоверной, полной и доступной. Еще одной причиной является повышение требований к содержанию и формам представления данных. Прежде всего, это касается данных экономического характера. Это с вязано с ожесточением требований государства к предоставляемой в различные органы отчетности, а также с возросшей неопределенностью среды, в которой действуют фирмы.
Грамотно примененные в управлении информационные технологии могут дать существенный прирост прибыли любому предприятию, но может случиться и наоборот. Рациональное обоснование выбора необходимых информационных технологий и грамотное их использование позволяет существенно повысить конкурентоспособность продукции и предприятия в целом, снизить трудоемкость рутинных работ, ускорить процессы получения информации, необходимой для принятия управленческого решения.
Любая информационная технология – это представленное в формализованном виде, пригодном для практического использования, концентрированное выражение научных знаний и практического опыта, позволяющее рациональным образом организовать информационный процесс. Информационные технологии в управлении — это системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения программного обеспечения и средств вычислительной и телекоммуникационной техники. Целью разработки и использования той или иной информационной технологии является экономия затрат труда, энергии и материальных ресурсов.
Упорядоченная совокупность документированной информации и информационных технологий называется информационной системой. Она включает в себя программные, аппаратные, лингвистические, правовые и организационные средства. Эти средства могут размещаться как в локальных компьютерных сетях, так и в глобальных информационных сетях.
Корпоративная информационная система — это информационная система, поддерживающая оперативный и управленческий учет в организации и представляющая информацию для принятия управленческих решений. Большинство корпоративных информационных систем реализуется на базе широко распространенной методологии ERP (Enterprise Resource Planning), разработанной американской исследовательской компанией Gartner Group. Исходными данными для корпоративной информационной системы являются данные об основных ресурсах (финансовых, материальных, кадровых, информационных). По мере движения вверх по управленческой пирамиде происходит структурирование первичной информации, ее отбор. Отчеты для высшего руководства содержат лишь несколько значимых для выработки стратегических решений величин. На нижнем (операционном) уровне управления КИС охватывают слой, осуществляющий оперативный учет, и слой, в котором хранятся структурированные (т.е. систематизированные в соответствии с требованиями среднего управляющего персонала) корпоративные данные. Вместе они образуют управленческую информационную систему нижнего уровня. Стратегический уровень управления начинается с систем поддержки принятия решений, которые могут включать в себя ситуационные центры, средства многомерного анализа данных и прочие инструменты аналитической обработки. Используемые на этом уровне специальные математические методы позволяют прогнозировать динамику различных показателей, анализировать затраты по разным видам деятельности, формировать подробные бюджеты по разным схемам.
39. Лидерство, влияние и власть
Руководитель организации - это человек, который одновременно с обладанием формальным статусом, является лидером, и эффективно управляет своими подчиненными. Влияя на людей, он заставляет их выполнять порученную работу.
Всю работу по управлению можно разделить на две части:
- управление людьми (персоналом)
Руководитель должен иметь: широкое общее представление о положении дел за пределами своего подразделения, осознание изменений во внешней среде и возможностях их использования; чуткость к ситуациям внутри и вне фирмы; творческий подход и умение мотивировать себя и персонал; желание и способность сотрудничать; понимание результатов, умение планировать и выполнять планы; способность идти на риск; способность принимать решения; готовность дать оценку полученным результатам и определить программу развития фирмы и ее персонала.
В повседневной работе руководитель должен постоянно получать результаты, иметь личный план работы, четко планировать деятельность подчиненных, делегировать им необходимые права и ответственность, обеспечивать четкую оценку деятельности подчиненных, обеспечить деятельность подразделения независимо от себя (например, подготовив заместителя), гордиться собою и подчиненными, желать сотрудничать, разрешать конфликты и т. д.
Лидерство - это способность оказывать влияние на отдельных людей и группы и направлять их усилия на достижение целей организации.
Влияние - это поведение отдельного человека, которое может вносить изменения в поведение, отношения, ощущения и т.п. другого человека.
Для того чтобы лидерство и влияние были эффективными, руководители применяют власть.
Власть - возможность влиять на поведение людей.
Пять основных форм власти:
Власть, основанная на принуждении. Влияние посредством страха. Руководитель имеет возможность наказать подчиненного (увольнение, понижение в должности, лишение денежного вознаграждения).
Власть, основанная на вознаграждении. Награда дает положительные стимулы для качественного выполнения работы.
Экспертная власть. Руководитель имеет влияние через веру подчиненных в его компетентность. Руководитель обладает специальными экспертными знаниями.
Эталонная власть. Руководитель является эталоном, примером для подчиненных, которые хотят стать такими же как он.
Законная (традиционная). Эта власть присуща всем руководителям, так как они наделены полномочиями управлять другими людьми. Персонал подчиняется руководителю, потому что верит, что он имеет право отдавать приказания. Привитые ценности, традиции учат, что подчинение приводит к удовлетворению личных потребностей.
Для эффективного использования влияния менеджеру необходимо выполнить ряд условий:
потребность, к которой апеллируют, должна быть активной и сильной (актуальной);
человек, на которого влияют, должен рассматривать влияние как источник удовлетворения или неудовлетворения какой-то потребности;
человек, на которого влияют, должен ожидать с достаточно высокой вероятностью того, что исполнение приведет к удовлетворению или неудовлетворению его потребности;
человек, на которого влияют, должен верить, что его усилия имеют хороший шанс оправдать ожидания руководителя.
В нынешних динамично развивающихся социальных и организационных условиях роль лидера становится более актуальной, чем роль менеджера. Сегодня в организациях с сетевой структурой вновь появилась потребность в лидерах. В первую очередь для того, чтобы сформировать и сохранять социальные связи в условиях обмена информацией.
Если руководитель в основном социальная категория, связанная прежде всего с системой управления и подчинения в группе, то лидер – практически исключительно психологическая характеристика поведения человека в группе.
Бывает, что один человек выполняет функции и руководителя и лидера. Однако гораздо чаще это разные люди, обладающие не только разными функциями, но и совершенно разными способностями. Вот почему попытки заменить не справляющегося руководителя неформальным лидером очень часто не дают положительного результата.
Грамотный руководитель должен уметь работать с лидером и уж во всяком случае не игнорировать его существование.
40. Кадровое планирование: направления, цели и перспективы
Кадровое планирование - составная часть системы управления персоналом, предполагающая отслеживание изменений в ее структуре, а также элемент работы с персоналом, цель которой - обеспечить предоставление людям рабочих мест в нужный момент времени и в необходимом количестве и в соответствии с их способностями, склонностями и требованиями производства. Рабочие места, с точки зрения производительности и мотивации, должны позволить работающим полностью развивать свои способности, повышать эффективность труда, отвечать требованиям создания достойных человека условий труда и обеспечения занятости.
Кадровое планирование как в интересах предприятия, так и в интересах его персонала. Для предприятий важно располагать в нужное время, в нужном месте, в нужном количестве и с соответствующей квалификацией таким персоналом, который необходим для решения производственных задач.
Кадровое планирование должно создавать условия для мотивации более высокой производительности труда и удовлетворенности работой. Людей привлекают, в первую очередь, те рабочие места, где созданы условия для развития их способностей и гарантирован высокий и постоянный заработок.
Одной из задач кадрового планирования является учет интересов всех работников предприятия. Кадровое планирование тогда эффективно, когда оно интегрировано в общий процесс планирования на предприятии.
Кадровое планирование должно дать ответ на следующие вопросы: сколько работников, какой квалификации, когда и где будут необходимы; каким образом можно привлечь нужный и сократить излишний персонал без нанесения социального ущерба; как лучше использовать персонал в соответствии с его способностями; каким образом обеспечить развитие кадров для выполнения новых квалифицированных работ и поддержания их знаний в соответствии с запросами производства; каких затрат потребуют запланированные кадровые мероприятия.
Кадровое планирование должно находить отражение в уставе предприятия; философии предприятия; коллективном договоре; правилах внутреннего распорядка; контракте сотрудника; положении об оплате труда; положении об аттестации кадров.
Направления кадрового планирования
Подбор специалистов. Этап определяет в значительной степени успешность работы персонала и включает:
— определение формальных требований (образование, опыт, специальные навыки);
— определение индивидуально-психологических требований, которые учитывают как специфику деятельности, так и особенности людей, с которыми предстоит взаимодействовать новому сотруднику;
— проведение предварительного конкурса рекомендаций и резюме и собеседование;
— проведение оценки претендентов на базе психодиагностических методик, профессионального тестирования и методов ситуативной диагностики
Адаптация содержит цели и средства, позволяющие работнику в совпадающий с испытательным сроком промежуток времени освоить свои обязанности, стандарты деятельности и поведения и выйти на приемлемый уровень эффективности деятельности в организации. На завершающем этапе адаптационного периода проводятся контрольные процедуры, позволяющие оценить, насколько сотрудник освоил свое рабочее место, и принять решение об окончании испытательного срока
Кадровый мониторинг предполагает проведение аттестаций и планирование карьеры. Позволяет руководству организации получить несколько результатов:
— возможность объективно оценить персонал;
— получить информацию о том, какие характеристики сотрудников являются наиболее проблемными;
— поставить перед сотрудником цели на профессиональное и личностное развитие до следующей аттестации;
— сообщение сотрудникам о возможностях по развитию их карьеры, в том числе за счет придания новых функций и повышения ответственности
Обучение и развитие. Предполагается различие между повышением профессиональной квалификации и совершенствованием личностных характеристик (развитие). Обучение и развитие формируется по результатам оценивания на этапе подбора специалистов и их аттестации. Используются три варианта обучения и развития:
— постоянно обновляемая система инструктажей, которые реализуются внутренними ресурсами организации;
— совокупность краткосрочных обучающих и развивающих программ (лекционных курсов, семинаров, программ психологического тренинга, предполагающих привлечение внешних ресурсов);
— фундаментальная подготовка управленцев и специалистов в высших учебных заведениях
Мотивация и стимулирование. Направление деятельности направлено на то, чтобы работники организации испытывали желание интенсивно и результативно работать именно в этой организации.
Обеспечение взаимодействия. Деятельность направлена на достижение ясности и отчетливости в стандартах взаимодействия сотрудников в интересах достижения организацией своих целей. В рамках этой деятельности достигаются цели согласованных стилей управления, постановки задач, обязательных стандартов коммуникации и взаимной поддержки.
Стабилизация персонала. Предназначение — стабилизировать и сохранить наиболее полезных и лояльных сотрудников, костяк организации, ориентированный на долгосрочную и эффективную работу.
Nav view search
Информация в управлении коммерческой деятельностью. Информационное обеспечение управления
Инф-я от лат information – сообщение о чем/либо. Коммерч. Инф-я это сведения о сложившейся ситуации на рынке разл. тов. услуг. Сюда относятся количественные и качественные показатели торг. деят. фирмы, различн. сведения и данные о ком. деят (цены, поставщики, конкуренты). Источниками комм. инф. явлются: а) маркетинговые исследования по конкретным товарам, необходимость проведение сравнительной оценки затрат и значимости (ценности) возможных результатов, позволяют составлять б.планы и прогнозы. б) внутренние источники информ. (материалы, док. торг. фирмы, сведения об объемах товарооборота, затраты на продажу, тов. запасы, затраты на персонал, расходы на рекламу и др.). в) данные внешней статистики. и публикуемые в средствах масс. инф. сведения о состоянии рынка. Информация — одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых, даже таинственных областей современной науки. Это видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации; совокупность сведений, данных, знаний. С точки зрения методологии управления прогрессирующая энтропия, т.е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.
Каждое определение информации раскрывает определенное свойство этого сложного и многозначного понятия: информация — коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопределенность (Шеннон), информация — передача разнообразия (Эшби), информация — мера сложности структур (Моль), информация — вероятность выбора (Яглом) и т.д. Предпринимаются исследования закономерностей информационных процессов и технологий и закладываются теоретические основы новой отрасли знаний — информациологии, где один из авторов заявляет: "Мир — информационен, Вселенная — информационна; первичное — информация, вторичное — материя".
В теории управления принято такое определение информации: совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. Информация, составляющая триаду важнейших характеристик окружающего нас мира наряду с материей и энергией, обладает некоторыми, только ей присущими особенностями:
— сама по себе информация является столь же абстрактным понятием, как и понятия математики, но вместе с тем она отражает свойства материального объекта и не может возникнуть из ничего;
— информация обладает некоторыми свойствами материи, ее можно получить, запасти (записать, накопить), уничтожить (стереть), передать. Однако при передаче информации из одной системы в другую количество информации в передающей системе остается неизменным, хотя в принимающей системе оно обычно увеличивается (эта особенность информации спасает профессора, передающего свои знания студентам, от превращения в неуча);
— информация обладает еще одним уникальным свойством: в любых сферах знания (общественно-политической, научной, общекультурной, технической) она является единственным видом ресурсов, который в ходе исторического развития человечества не только не истощается, а постоянно увеличивается, совершенствуется и, более того, способствует эффективному использованию других ресурсов, а иногда и создает новые. Последнее свойство информации важно учитывать при формировании путей развития народного хозяйства России, так как привлечение качественно новой информации и новых технологий обеспечивает интенсивный путь развития, а наращивание дополнительных материальных ресурсов, объемов труда, энергии без использования новой информации приведет Россию в экстенсивный тупик.
Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления. Различают внешнюю, входную информацию, первичную (исходную), которая возникает в ходе производства, и вторичную как результат обработки исходной информации. На рис. 1 приведена схема информационных связей руководителя.
Рис. 1. Информационные связи руководителя
Есть и дезинформация, чаще всего она встречается в отчетах, составляемых для начальства, в сводках ЦСУ или в обещаниях кандидатов во время предвыборных кампаний. Мастера дезинформации прекрасно использовали в пропагандистских целях способность человека воспринимать лишь ограниченный объем информации и умело использовали самые простые формулировки, постоянное повторение пусть и лживых, но понятных обывателю истин. Информация существенно искажается при ее движении по уровням организационной структуры, и чем больше существует иерархических уровней в структуре организации, тем значительнее искажения информации.
Можно выделить следующие основные причины искажения информации при ее прохождении через уровни организационной структуры:
— два одинаковых сообщения, события могут оцениваться по-разному, в зависимости от времени их поступления и оценки — событие более близкое фиксируется более сильно (ошибка перспективы);
— эмоциональное напряжение (страх, радость, гнев и т.д.) могут существенно исказить информацию, как и давно ожидаемое, более выгодное или не соответствующее заранее сложившемуся мнению сообщение;
— желание произвести благоприятное впечатление своей информацией на вышестоящее начальство ("барьер престижа"). Эффективность коммерческой деятельности во многом зависит от наличия у коммерческих служб информации, позволяющей получить представление о ситуации, сложившейся на рынке.
В широком смысле под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Поэтому сведения, характеризующие ситуацию на рынке товаров и услуг, следует относить к коммерческой информации.
Сбор коммерческой информации связан с изучением:
• спроса населения и факторов, его определяющих;
• потенциальных возможностей и конкурентоспособности предприятия.
Информация о спросе населения и определяющих его факторах является основой для принятия коммерческих решений. Изучение спроса помогает выявить текущие его изменения, мотивы совершения покупок, степень соответствия потребительских свойств и цен предлагаемых товаров запросам покупателей.
Факторами, определяющими спрос населения, являются его численность и состав, денежные доходы, национальные традиции и обычаи и т. д. Изучение этих факторов позволяет работникам коммерческих служб получать полную информацию о покупателях и их потребностях.
Анализ полученной информации способствует более точному определению структуры ассортимента и объемов закупаемых для последующей реализации товаров. При этом уменьшается риск закупки ненужных потреби-
телю товаров, возрастают объемы продаж, ускоряется товарооборачиваемость.
Информация о товарном предложении (объемах и ассортименте производимых товаров, товарных запасах и т. д.) позволяет определить, насколько спрос на товары соответствует их предложению. Если спрос опережает предложение, то образуется неудовлетворенный спрос. В этом случае необходимо принимать меры, направленные на пополнение товарных запасов. При превышении предложения над спросом на складах торговых предприятий происходит избыточное накопление товаров, что также свидетельствует об ошибках в управлении товарными запасами и ассортиментом товаров. В обоих случаях полезным может оказаться воздействие на производителей с целью изменения ассортимента выпускаемых ими товаров. В некоторых случаях целесообразно воспользоваться услугами других поставщиков, предлагающих товары, в большей степени соответствующие потребностям покупателей. Поэтому коммерческим службам торговых предприятий необходимо владеть информацией о различных товаропроизводителях и других поставщиках товаров.
Поскольку одной из основных задач предприятий оптовой торговли является сбыт товаров, то их коммерческим службам необходимо иметь как можно более полную информацию об оптовых покупателях.
Эта информация включает в себя сведения о расположении, специализации и других показателях деятельности предприятий, являющихся потенциальными потребителями товаров и услуг. Анализ этой информации позволяет оптовым предприятиям выбрать оптимальных партнеров для установления с ними хозяйственных отношений.
Информацию о потенциальных возможностях предприятия получают из внутренних источников (статистической и бухгалтерской отчетности, данных оперативного учета коммерческой деятельности). Это сведения об объемах закупок и реализации товаров, товарных запасах и т. д. Анализируя эту информацию, а также информацию о деятельности конкурентов, коммерческие службы делают выводы о конкурентоспособности торгового предприятия, что позволяет своевременно вносить изменения в деятельность соответствующих подразделений, укрепляя свои позиции на рынке.
Читайте также:
