Хранение и учет архивных документов шпора
3. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Учет архивных документов - это определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
Единицами учета архивных документов являются:
- единица хранения - дело, в том числе, электронное дело (п. 3.3. Правил).
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы (п. 3.1. Правил).
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 19, п. 1) учет документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации является обязательным, его порядок должен соответствовать требованиям, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела.
На основе учетных документов архив организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива предоставляет в государственный (муниципальный) архив сведения об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (п. 3.2 Правил).
Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации - источнике комплектования государственного (муниципального) архива по установленной форме составляется паспорт архива организации (п. 3.12. Правил).
Учет документов основывается на принципах:
- централизации (учет и сохранность учетных документов осуществляется специально выделенным сотрудником (сотрудниками - при наличии нескольких хранилищ);
- унификации (применение единых единиц учета);
- преемственности (применение единых форм учета на всех стадиях работы, начиная со стадии делопроизводства);
- динамичности (своевременное внесение данных в учетные документы);
- системности (обеспечивается взаимосвязью и взаимодополняемостью учетных данных различных учетных документов);
- полноты и достоверности (обеспечивается взаимопроверкой внесения одинаковых учетных данных в различные учетные документы).
Учет как вид деятельности представляет собой ведение учетных документов в соответствии с требованиями, установленными Правилами.
Архивом организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы (п. 3.5., 3.6. Правил), представляющие собой комплекс взаимосвязанных документов, содержащих сведения о количестве и составе архивных документов организации, а также об их изменении. Состав и формы основных учетных документов определены п. 3.6 Правил. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно, это могут быть карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др., в том числе самостоятельно разработанные учетные документы. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном носителе и/или в электронной форме.
Учетные документы архива организации, кроме описей дел, документов являются внутренними документами архива и пользователям не выдаются (п. 3.14. Правил).
Учетные документы хранятся в сейфах или металлических шкафах архивохранилища. Архив организации может также вести учет архивных документов с применением информационных технологий (п. 3.13. Правил).
Для организации и ведения учета архивных документов в архиве организации могут разрабатываться локальные нормативные акты.
Выделяется несколько процессов, при выполнении которых ведутся соответствующие учетные формы:
- учет поступления дел - книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11 Правил), лист фонда (приложение N 13 Правил);
- учет количества и состава дел - описи (годовые разделы описей) дел, документов (приложения N 14 - 18 Правил);
- учет количества и состава описей дел - реестр описей (приложение N 19 Правил);
- учет количества и состава фондов - список фондов (приложение N 12 Правил);
- учет изменений в количестве и составе документов фонда - лист фонда (приложение N 13 Правил);
- учет выбытия дел - книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11 Правил), лист фонда (приложение N 13 Правил);
- ведение дела фонда;
- учет использования документов.
В графическом виде ведение основных учетных документов в архиве организации представлено на схеме 16 приложения N 4.
Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру.
В соответствии со статьей17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Пункт 1 статьти17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" устанавливает, что: "Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".
При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам "в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги".
На первый взгляд, может показаться, что процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права - налогового и бухгалтерского.
В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского - 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).
Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:
- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ);
- Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень);
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете - утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.
Из всех вышеперечисленных нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он "предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)" (п. 1.4. Указаний по применению Перечня). Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 "Учет и отчетность", содержащий подразделы 4.1. "Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. "Статистический учет и отчетность".
Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.
Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет.
Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет.
Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д.
В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации - 15 лет, кино- и фотодокументов - 5 лет и др.).
Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.
Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.
Например, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.
На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов.
В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.
Согласно статьей 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов.
Статья 15 вышеуказанного Закона № 125-ФЗ отмечает, что организации "обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов".
В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода "должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером" (п. 6.2. Положения). В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.
Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.
В соответствии с пунктом 6.4. Положения "Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены".
Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.
Выдача документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
Статья 26 Закона № 125-ФЗ обязует организации при наличии у них соответствующих архивных документов "бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ".
Понятие пользователей архивными документами определяется пунктом 19 статьи 3 Закона № 125-ФЗ, в соответствии с которым к ним относятся "государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации".
Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые счета работников, договоры, соглашения и др.) в Перечне, помимо указания срока хранения, помечены абравиатурой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что "часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации".
Перечнем выделяются организации, являющиеся источниками комплектования архивов, и не являющиеся. К первым относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры. Ко вторым относятся "организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы".
По истечении сроков хранения в архивах организаций-источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.
Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат - "уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период".
Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации.
Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренные Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели).
При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т.п.
Результаты работы комиссии должны быть оформлены актом, который подлежит утверждению руководителем организации.
Статьей 23 Закона № 125-ФЗ устанавливается, что "при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами". Этой же статьей определено, что при ликвидации организации их документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.
В соответствии с пунктом 8 статьи 9 Закона № 129-ФЗ
Выдержка из документа
"Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием осно- вания и даты изъятия".
Примечание:
* Подробнее о сроках хранения документов и последствиях их утраты читайте здесь
Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что "Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации".
В некоторых случаях организации могут быть согласно статье 111 НК РФ освобождены от ответственности за пропажу или гибель документов вследствие стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств (кража, пожар и т.п.). Однако следует иметь в виду, что вина организации в совершении правонарушения будет определяться в зависимости от вины ее должностных лиц, действия (бездействия) которых стали причиной совершения этого правонарушения.
Комплектование архивов архивными документами
Государственные органы или органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения:
- - кратковременные сроки хранения (менее 10 лет);
- - долговременные сроки хранения (более 10 лет, включая постоянное хранение).
В отношении особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.
Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации настоящим законом запрещается.
Государственному учету подлежат все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения. Его порядок определяется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ.
Также следует отметить, что документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук (ст.19, п.2).
Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами могут выступать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы.
При этом передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение происходит следующим образом:
Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы (ст.21, п.1).
Документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов, расположенных на территории субъекта РФ, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела (ст.21, 2).
Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов (ст.21, п.3).
Учёт документов в архивах
Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежит каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.
В России существует централизованный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным документом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
Основной учет архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.
Средство учета - присвоение архивных шифров единицам хранения.
Проведение учета - основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.
Первичными документами учета являются учетные документы архива - комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.
К учетным документам архива относятся:
книга учета поступлений;
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
список фондов с особо ценными документами;
опись особо ценных документов;
опись страхового фонда;
реестр описей особо ценных документов;
инвентарная книга учета дел с материальными ценностями;
сведения об изменениях в составе и объеме фонда на 1 января;
внутриделовые описи и листы - заверители дел.
В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их составление и первичное описание.
В нем указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов,- сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.
В первичном поступлении фонда он получает номер по списку фонда. Последующие его пополнения фиксируются под тем же номером.
Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов. Фонды получают порядковые номера. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.
Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании записей о движении документов. В нем указывают описи фонда, их состояние и содержание.
Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер.
Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.
Реестр описи служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров.
Реестр описей особо ценный документов ведется аналогично общему реестру описей.
Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах.
Паспорт архива ежегодно 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.
Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.
Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте хранения, предназначенным для центрального государственного учета архивных документов.
Дела фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда.
Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.
Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.
архивный дело законодательство ответственность
Перечень документов, которые необходимо хранить
Срок хранения налоговых документов, отчетности и приложений (дополнений) к ней также оговаривается в Налоговом кодексе. В частности, в ст. 23 НК РФ указывается, что документы (налоговые и бухгалтерские), на основании которых были рассчитаны налоги, следует хранить как минимум 4 года.
- подтверждающие права ООО на числящееся на его балансе имущество;
- внутреннюю документацию хозобщества;
- документы по эмиссии ценных бумаг;
- иную документацию, необходимость хранения которой оговорена федеральными законами, уставом хозобщества, локальными актами компании.
- документы, подтверждающие права компании на активы, которые числятся на ее балансе;
- вся внутренняя документация;
- годовая отчетность и другие документы бухотчетности;
- документы бухучета;
- другая документация, об обязательном сохранении которой указано в уставе и/или локальных актах.
Граничные сроки хранения документов
В соответствии с постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО установлены сроки хранения бухгалтерской документации не меньше 5 лет.
Согласно информации из перечня Росархива:
- приказы и распоряжения по основному виду деятельности должны храниться постоянно, по личному составу — до 75 лет, по хозяйственным и административным вопросам — до 5 лет;
- штатное расписание — постоянно, а должностные инструкции и штатно-списочный состав — до 75 лет;
- соглашения о передаче прав на результат, полученный от интеллектуальной собственности — 5 лет после истечения срока действия договора;
- документы, которые готовятся для получения лицензии, — до 5 лет, а сами лицензии — постоянно;
- документация о передаче активов в доверительное управление — 10 лет;
- документы по операциям с ценными бумагами — до ликвидации организации;
- документы по хозяйственной деятельности — 3–5 лет;
- дела по архивному хранению документов — постоянно;
- годовые статистические отчеты, сметы — постоянно;
- документация о долгосрочном кредитовании и инвестдеятельности — постоянно;
- отчеты по выполнению госзаказов — постоянно;
- сводная (годовая) бухгалтерская отчетность — постоянно;
- декларации по всем видам налогов — 5 лет и т. д.
О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов от 30.03.2012 № 03-11-11-104 и от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.
Мы рекомендуем хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, чтобы не подпасть под санкции проверяющих органов.
Однако для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:
- Документы, сопровождающие сделку по оприходованию амортизируемых активов, хранятся еще 4 года после того, как имущество было списано с баланса в результате ликвидации/отчуждения (основание — ст. 23 НК и письмо Министерства финансов от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).
- Первичная документация по убыточному периоду работы компании должна храниться весь тот промежуток времени, пока результаты убыточной деятельности используются для снижения налога на прибыль (основание — ст. 283 НК и письмо Министерства финансов от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).
- Первичка, необходимая для списания безнадежной задолженности дебиторов, должна храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательствам дебиторов был прерван и начал отсчитываться заново (основание — подп. 2 п. 2 ст. 265 НК и ст. 203 ГК РФ).
Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237).
Особенности хранения различных бухгалтерских документов
Применяемые на предприятии правила хранения бухгалтерской документации в соответствии с действующим законодательством следует прописать в отдельном локальном акте. Для таких целей подойдет положение об архивировании документов.
В соответствии с принятием ряда норм в отечественном законодательстве предприятия могут использовать документацию в электронной форме. В такой форме может храниться первичная документация на основании ст. 9 Закона о бухучете, бухрегистры — ст. 314 НК РФ и налоговая отчетность, переданная с помощью электронной связи.
Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью — об этом говорится в письме Министерства финансов от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202. Но в случае поступления требования о предоставлении такой документации в печатной форме от проверяющего, она должна быть распечатана налогоплательщиком и заверена по всем правилам. Сроки хранения электронной документации такие же, как и для аналогов в печатной форме.
Где следует хранить документы бухучета?
Бухгалтерские документы, связанные с хоздеятельностью ООО, должны храниться по тому адресу, где расположен единоличный исполнительный орган либо в месте, о котором знают и куда могут попасть все члены общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО). Что касается бухгалтерской документации и других документов акционерных обществ, то она должна храниться по месту расположения исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Закона об АО).
Хранить документацию надлежит в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах (п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105). О том, как устраивать такие хранилища, подробно говорится в правилах, которые одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
Как подготовить документы к сдаче в архив?
Архивом может быть названо специальное помещение в офисе компании, отведенное для хранения документации, структурное подразделение предприятия в составе канцелярии/службы делопроизводства, а также специализированное госучреждение. На архивное хранение передаются документы, срок хранения которых составляет как минимум 10 лет. Документы, которые можно хранить в течение меньшего срока, могут находиться в бухгалтерии до момента их уничтожения.
Для передачи бухгалтерской документации в архив потребуется совершить ряд действий (п. 3.4.2 приказа Главного архива СССР от 25.05.1988 № 33), среди которых:
- составление описи;
- нумерация страниц и сшивание дела;
- оформление обложки.
Если на предприятии уже были проведены проверки фискальных и других контролирующих органов, то непомещающуюся в офисе документацию можно передать в архив. Для передачи документов в госархив (муниципальный архив) их необходимо сформировать в дела. Документы принимаются по описи.
Если срок хранения документов вышел, то их, как правило, уничтожают, предварительно создав для этого комиссию.
Итоги
Правила хранения бухгалтерской документации содержатся в ряде нормативно-правовых актов, среди которых можно выделить Закон о бухучете и Налоговый кодекс РФ. Несоблюдение сроков хранения документов (их досрочное уничтожение) чревато доначислением налогов и наложением штрафов.
Читайте также:
